Administration & Büro

Administration & Büro

Mit Zahlen jonglieren, Abläufe strukturieren und im Hintergrund organisieren: Um einen reibungslosen Hotelbetrieb zu garantieren braucht es auch hinter den Kulissen perfekte Mitarbeiter. Planung und Genauigkeit sind gefragt und dies legen unsere Buchhaltung sowie das Team von Lager & Einkauf an den Tag. Immer ein offenes Ohr für die Anliegen aller Mitarbeiter hat die Personalabteilung des Interalpen-Hotel Tyrol. Stets auf der Suche nach unseren 6. Sternen, schafft das Team Benefits für Mitarbeiter, konzipiert Events und vergisst auf keinen Geburtstag im Haus. Die kleinen familiären Teams haben ihre Büros im Hotel und so erwarten Sie keine verstaubten Akten, sondern spannende Aufgaben mit direktem Bezug zu Hotelgästen, Kollegen und den zu bearbeitenden Themen.

Unsere Abteilungsleiter Annemarie Allinger-Csollich (Personalleitung) und Thomas Thrainer (Leitung Buchhaltung) freuen sich auf Sie!
 

TECHNISCHE/R SEKRETÄR/IN

 Sie sind ein Organisationstalent mit Leidenschaft für Technik und verstehen die Arbeitsabläufe in der Abteilung. Zudem machen Ihnen Sekretariatsaufgaben viel Freude und Sie legen Wert auf genaues Arbeiten. Dann zögern Sie nicht und senden uns Ihre Bewerbung!

Ihre Aufgaben:

  • Allgemeine abteilungsinterne Sekretariatsaufgaben betreffend Personal-, Urlaubs- und Dienstplanung für die technische Abteilung
  • Bearbeitung der Post und Schriftverkehr nach außen betreffend Einkauf, Lieferanfragen, Angebote und Reparaturen
  • Pflege der Kontakte aktueller Ansprechpartner von Lieferanten und Wartungsfirmen
  • Verwaltung von Terminen und Wiedervorlagen zu Lieferungen, Reparaturen, Wartung und eventueller Mängelbehebung
  • Telefonate betreffend Anfragen von Lieferanten und Firmen, Terminvereinbarungen, sowie allgemeine Auskünfte
  • Elektronische Kommunikation wie E-Mails schreiben, bearbeiten, weiterleiten und versenden
  • Sekretariatsablage selbstständig führen und vertrauliche Akten/Informationen verwalten
  • Vertretung u. Ansprechperson bei Abwesenheit des technischen Leiters
  • Übernahme von Assistenzaufgaben und Teilnahme an Management Meetings
  • Protokollführung bei Meetings und Besprechungen
  • Bestellungen für Einkäufe von Ersatz- und Verbrauchsmaterial, Leuchtmittel usw. aufnehmen und ausführen
  • Informationen aus dem Internet beschaffen, auswerten und soweit wie nötig aufbereiten
  • Führung eines Arbeitstagebuches sowie die Erfassung, Nachverfolgung und Dokumentation der ständigen Arbeiten
  • Verwaltung der technischen Dokumentation und Datenbankpflege in Zusammenhang mit der Software Pit-FM
  • Pflege der Arbeitsabläufe und internen Vorgaben für die Haustechniker und Hausmeister
  • Organisation der hausinternen Reparaturen und Weitergabe an die Haustechniker nach Fachbereich, Zeitaufwand und Wichtigkeit

Ihr Profil:

  • abgeschlossene Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf
  • gute Allgemeinbildung und technisches Verständnis
  • mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbarer Position
  • hohes Qualitätsbewusstsein und Zuverlässigkeit
  • gutes Deutsch in Wort und Schrift, sowie Englischkenntnisse
  • Beherrschen der gängigen PC-Office-Programme
  • Flexibilität, Teamfähigkeit, Loyalität, Belastbarkeit
  • eine offene, positive Ausstrahlung, sowie Selbständigkeit und Kreativität
  • sicheres Auftreten, gepflegtes Äußeres und gute Kommunikationsfähigkeit

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